Zeitmanagement-Fähigkeiten und das Gehirn
Da wir in einer schnelllebigen Welt leben, gibt es heutzutage viele beschäftigte Menschen. Einige von ihnen sind sogar multi-tasking-fähig oder haben zwei Jobs gleichzeitig. Aber egal, wie beschäftigt eine Person auch sein mag, es gibt einfache Strategien, die man anwenden kann, um die Zeit zu gewinnen, die du brauchst. Die Entwicklung einer kompetenten Zeitmanagement-Technik ist eine Herausforderung, aber am Ende lohnend. Es gibt einige Vorschläge, über die du nachdenken könntest, um dich in die richtige Richtung für ein effektives Zeitmanagement zu bringen:
1.) Verbesser deine Computerkenntnisse
In einer Welt, die von der Technologie getrieben wird, sollte man diese nutzen, um seine eigenen Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern? Es gibt Zeitmanagementsoftware, die dir helfen kann, deine Energie zu sparen und deine spezifischen Aufgaben und Aktivitäten zu organisieren.
Es ist auch ratsam, einige Programmabkürzungen zu erlernen, um dramatisch Zeit zu sparen, z.B. wenn du einen Bericht oder eine Präsentation erstellst. Du kannst zum Beispiel einige Tastaturkürzel verwenden, die du dir gemerkt hast, um den Bericht oder die Präsentation schneller zu erstellen. Das ist viel effizienter, als nach der Maus zu greifen und dann nach dem Symbol zu suchen, auf das du klicken musst. Es gibt verschiedene Online-Tutorials oder Workshops für Anfänger, die dir diese Dinge in den von dir gewünschten Bereichen beibringen können.
2.) Verbesser deine Kreativität
Verbesser deine Kreativität. Dadurch kannst du genialere und kreativere Ideen entwickeln, wie du bei deiner Arbeit Zeit sparen kannst. So wird eine Person im Laufe des Tages produktiver und effizienter.
3.) Verbesser Aspekte der Problemlösung und des kritischen Denkens
Wenn du sowohl deine Problemlösungsfähigkeit als auch dein kritisches Denken verbesserst, kannst du weniger Zeit für den Denkprozess verwenden. Anstatt deine Zeit mit der Verarbeitung von Gedanken zu vergeuden, kannst du dich darauf konzentrieren, deine Aufgaben zu Ende zu bringen.
4.) Verbesserung der Delegationsfähigkeiten
Auch das Erlernen und Verbessern von Möglichkeiten, deine Arbeit zu delegieren, kann dir helfen, gute Zeitmanagementfähigkeiten zu erlangen. Es ist gut, ein weiteres Paar Hände zu haben, die dir bei deinen Aufgaben und Projekten helfen. Dies wird die Zeit, die du für die Erledigung deiner Aufgaben benötigst, drastisch reduzieren. Wenn du erst einmal gelernt hast, wie man Aufgaben richtig delegiert, kannst du Zeit sparen, die du für andere dringende Angelegenheiten nutzen kannst.
5.) Verbesser deine emotionale Intelligenz
Wenn du dazu neigst, bei deiner Arbeit emotional zu werden, minderst du deine Produktivität. Du verlierst deinen Fokus, und selbst wenn du deine Aufgaben erledigt hast, ist sie nicht von der Qualität, die du dir wünschst. Emotionale Intelligenz umfasst den Prozess, die Kontrolle über Ihre Emotionen zu übernehmen. Emotionen können deiner Leistung leicht in die Quere kommen; je weniger emotionale Ablenkungen du also ertragen kannst, desto besser ist deine Leistung bei der Arbeit.
6.) Verbesser deine Multi-Tasking-Fähigkeiten
Durch die Verbesserung deiner Multi-Tasking-Fähigkeiten wirst du in der Lage sein, Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen. Du kannst mit anderen Menschen zusammenarbeiten, um deine Multi-Tasking-Fähigkeiten weiter zu verbessern und zu entwickeln. Du darfst jedoch nicht vergessen, dass es bei Aufgaben, die viel Aufmerksamkeit und Konzentration erfordern, am besten ist, Multitasking zu vermeiden, da du Gefahr läufst, Fehler oder Irrtümer zu verursachen.
7.) Regelmäßige Pausen einlegen
Wenn du viele Stunden am Tag arbeitest, denke immer daran, zwischen den Aufgaben Pausen einzulegen. So vermeidest du zu viel Stress für deinen Körper. Vielleicht bemerkst du am Ende des Tages, dass du dich übermüdet fühlst. Wenn du regelmässige Pausen machst, erfrischst du deinen Körper und Geist. Dadurch du in der Lage, mehr Informationen zu verarbeiten und produktiver zu sein.
Die Pareto-Analyse und Zeitmanagement
Pareto war ein Wirtschaftswissenschaftler, der die Theorie aufstellte, dass 80 Prozent aller Probleme auf 20 Prozent aller Ursachen zurückzuführen sind. Dies mag wie eine komplexe Theorie erscheinen, die zu schwierig auf so etwas wie Zeitmanagement anzuwenden ist, aber die Pareto 80-20-Regel, wie sie inzwischen genannt wird, kann sehr vorteilhaft sein, wenn sie auf die Problemlösung in irgendeiner Form angewandt wird.
Einer der ersten Schritte beim Lernen, Zeit effektiv zu nutzen, besteht darin, sich wiederholende Muster in Ihrem Tagesablauf zu erkennen, die die Produktivität beeinträchtigen könnten.
Beim Durchsehen der täglichen Aufzeichnungen deiner Zeit kannst du bestimmte Zeitblöcke erkennen, die nicht voll ausgeschöpft werden. Wenn du diese Zeitblöcke identifiziert hast, kannst du damit beginnen, Änderungen in deiner täglichen Routine vorzunehmen.
Pareto’s 80-20-Regel bedeutet im Grunde, dass, wenn du nur 20 Prozent der Ursachen von Problemen in deinem derzeitigen Zeitmanagementsystem identifizieren und ändern kannst, du anschließend 80 Prozent dieser Probleme beheben kannst.
Ein Beispiel dafür wäre, nur zwei 15-minütige Zeitblöcke an deinem Tag zu identifizieren, wenn du feststellst, dass du am wenigsten produktiv bist. Durch eine Änderung der Art und Weise, wie du diese beiden kleinen Zeitblöcke derzeit nutzt, solltest du theoretisch in der Lage sein, deine Produktivität um bis zu 80 Prozent zu steigern.
Ein besseres Zeitmanagement hilft dir, Prioritäten für das Zeitmanagement zu setzen, Zeitverschwendung zu eliminieren und mehr Kontrolle darüber zu erlangen, wie du diese wertvolle Ressource nutzt.
Zeitmanagement-Techniken im Geschäftsleben
Im Geschäftsleben zählt jede Sekunde. Deshalb muss an Ihrem Arbeitsplatz ein effizientes System eingeführt werden. Du musst dich immer fragen, ob du Dinge mit maximaler Effizienz tust, denn wenn nicht, dann ist es vielleicht an der Zeit, ein paar Dinge in deinem System zu ändern.
Hier sind ein paar Tipps und Techniken, die du dir merken solltest, damit du die Potenziale deines Unternehmens effektiv maximieren kannst.
Den gesamten Arbeitsplatz sauber und organisiert halten
Ineffektives Zeitmanagement ist oft die Ursache für Ineffizienz an deinem Arbeitsplatz. Noch wichtiger ist, dass du auch ein Arbeitsumfeld brauchst, das der Arbeit förderlich ist. Daher solltest du deinen Arbeitsplatz sauber und organisiert halten, um die Zeit, die du für die Suche nach benötigten Materialien oder Papieren benötigst, zu eliminieren. Die Zeit, die du mit der Suche nach einem Blatt Papier unter Tausenden von Papieren verschwendet hast, hättest du für produktivere Arbeit verwenden können.
Die meisten Unternehmen, besonders die in der Lebensmittelindustrie, platzieren ihre Utensilien und andere Materialien, die für die Lebensmittelverarbeitung benötigt werden, strategisch an Orten, wo sie leicht zugänglich sind. Dies verbessert die termingerechte Effizienz bei der Lebensmittelzubereitung. Je schneller sie das Essen zubereiten können, desto mehr können sie auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. Und wenn sie zufriedenere Kunden haben, wird dies Ihr dringend benötigtes Einkommen erzeugen.
Erstelle eine spezifische Liste von Aktivitäten für den Tag
Was die Liste für dich persönlich macht, gilt auch für dein eigenes Unternehmen oder deinen Arbeitsplatz. Wenn du eine Liste mit den Aufgaben für den Tag erstellst, kann die Arbeit frei “fließen”. Wenn du viele Prioritäten hast, über die du nachdenken musst, ist es so leicht, einige von ihnen zu vergessen. Daher dient die Liste als kleine Erinnerung daran, welche anderen wichtigen Aufgaben zu erledigen sind. Dieser Tipp funktioniert allerdings nur bei Unternehmen, die keine Massenproduktion beinhalten.
Warum ist Zeitmanagement so wichtig?
Zeitmanagement ist ein häufiges Problem, mit dem die meisten von uns konfrontiert sind. Wenn du mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigt bist, ist es oft äußerst schwierig zu erkennen, welche du zuerst erledigen musst. Zu oft fressen die Menschen ihre vermeintlich freie Zeit auf, um alle anstehenden Aufgaben rechtzeitig erledigen zu können.
Es erfordert ein rücksichtsvolles Maß an Geschicklichkeit, um deine Zeit richtig einzuteilen. Wenn du zu diesen Menschen gehörst, bist du in der Regel in der Lage, deine Zeit so effizient zu kontrollieren, dass du sogar Aufgaben vorzeitig erledigen kannst.
Lasse uns versuchen, die Bedeutung des Zeitmanagements in verschiedenen Bereichen zu analysieren.
Zeitmanagement in der Schule
Aufgrund der größeren Freiheit, die den Studenten gebührt, kann es für neue (Erst-)Studenten eine ziemliche Herausforderung werden, mit dem Zeitmanagement zurechtzukommen. Die Freiheit, den Stundenplan selbst zu wählen, schafft leicht die falsche Vorstellung, dass sie tun können, was immer sie wollen. Auf der anderen Seite spiegelt sie die eigenen Prioritäten wider und zeigt, wie du sie in deinen Stundenplan einordnen kannst.
Ohne ein angemessenes Zeitmanagement wird ein Student Schwierigkeiten haben, mit den von den Professoren gesetzten Fristen zurechtzukommen. Die meisten Studierenden würden dazu neigen, in den freien Stunden nachzulassen, so dass sie am Ende nichts erreichen.
Wenn ein Student seine eigene Arbeitsliste für den Tag erstellt hat, wird er in der Lage sein, die Zeit, die für außerlehrplanmäßige Aktivitäten und Aufgaben aufgewendet wird, richtig einzuteilen.
Zeitmanagement bei der Arbeit
Wenn es um deine Arbeit geht, ist der richtige Umgang mit deiner Zeit besonders wichtig. Das liegt daran, dass du für die Stunden bezahlt wirst, die du für die Firma arbeitest. Daher werden Unternehmen versuchen, sicherzustellen, dass jede Stunde, die du im Büro verbringst, effektiv für die Arbeit genutzt wird. Trotzdem suchen die Mitarbeiter immer noch nach Möglichkeiten, eine Pause einzulegen.
Wenn die Zeit nicht richtig gehandhabt wird, könnten die Mitarbeiter leicht mehr Zeit für ihre Pausen aufbrauchen, als tatsächlich für die eigentliche Arbeit aufgewendet wird. Daher verlangt das Unternehmen von den Mitarbeitern Überstunden, nur um ein Projekt abzuschließen. Wenn sich die geleisteten Überstunden auf deinem Gehaltsscheck niederschlägt, ist das gut für dich. Wenn aber nicht, dann erntest du die unangenehmen Folgen eines schlechten Zeitmanagements.
Das Wesen der Zeitwirtschaft
Bei den verschiedenen vorgestellten Szenarien kommt es nur auf eines an – richtiges Zeitmanagement. Es erlaubt dir, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, als wenn du Dinge ohne ein geeignetes System erledigst.
Wenn du deine Zeit richtig einteilst, wirst du deine Aufgaben viel schneller erledigen können. Außerdem kannst du vermeiden, dass sich Aufgaben überschneiden, die dich eher bremsen.
Wie hängt die Effizienz mit einem angemessenen Zeitmanagement zusammen? Die Auflistung deiner geplanten Arbeit für den Tag ist mehr als nur zur Erinnerung da. Stattdessen erinnern sie dich auch an die Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wenn du eine Liste erstellst, ist es wichtig, dass du auch einen Zeitplan für jede entsprechende Aufgabe erstellst. Auf diese Weise bist du gezwungen, sie in dem Zeitrahmen einzuhalten, der zur Steigerung der Effizienz angegeben wurde.
Abgesehen davon, dass du effizienter wirst, wirst du auch verantwortungsbewusster, wenn du lernst, wie du deine Zeit richtig einteilst. Du kannst nicht nur deine Prioritäten setzen, sondern auch gleich viel Zeit für Arbeit und Freizeit einplanen. Wenn du verantwortungsbewusst mit deiner Zeit umgehst, wirst du effektiv arbeiten, ob in der Schule oder am Arbeitsplatz.
Der wahrscheinlich größte Nutzen, den du aus einem korrekten Zeitmanagement ziehen kannst, besteht darin, dass es die Qualität deiner Arbeit verbessert. Wenn du genügend Zeit hast, um an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, wirst du genug Zeit haben, um jeden Fehler festzustellen und genug Zeit haben, ihn zu korrigieren oder zu verbessern. Wenn du paukst, hast du diesen Luxus der Überarbeitung nicht und begnügst dich daher meist mit dem, was du innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreichen kannst.
Für diejenigen, die ihre Zeit nicht gut einteilen, arbeiten die meisten unter Druck oder Stunden vor dem Abgabetermin. Daher haben sie nicht die Möglichkeit, die Qualität ihrer Arbeit zu überprüfen.
Dies sind nur einige der praktischen Gründe, warum Zeitmanagement von jedem praktiziert werden muss, der in seinem Bereich effektiver werden will.
